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マネジメントに求められる
コミュニケーションスキルB〜わかりやすく伝えるスキル


  • コミュニケーションにおけるわかりやすさとは

◇わかりやすさとは,相手に,賛成反対は別として,話し手が何をいっているかがいかに明確に伝わるかを意味している。それには,ふたつの切り口で整理する必要がある。

@場所や雰囲気,事前の確認

・事前の案内が明確であること

・何のために,何を目指すものであるかが明示されていること

・誰(と誰)が対象で,いつまでの間に決める必要があるかが示されていること

・回数,頻度,場所については,協議の上決定することが示されていること(二回目以降について)

 

 Aコミュニケーション・マインド,態度

・相手の立場を配慮する姿勢があること

 ・自分の理念,ポリシーが明確であること

 ・礼儀あるいは誠意があること

 ・情熱,熱意があること

 ・わかりやすい言葉遣いであること

 ・視野狭窄ではない広い視点をもっていること

 ・これしかないという思い込みがなく,選択肢のある,柔軟なものの考えができること

 ・情報収集,論拠がきちんとしていること

 ・自分のリズムだけでなく,相手との間合い,リズムにも配慮できること

 ・オープンマインとで,質問,疑問にも即応できること

 ・自己コントロールできていること

 

 Bコミュニケーションの内容と表現

 ・前後関係あるいは文脈を確認する 話の前後関係,背景,文脈の共有化がはかられている

 ・メッセージの主旨明快 5W1Hで,内容が筋道の通り,すっきりしていること

 ・一貫性 シーケンシャルな話の流れが,一筋明確で,たどりなおせる

 ・簡潔性 盛りだくさんにならず,負荷のかからない簡単明晰な短い言葉遣い。箇条書き,要約がある

 ・論理性 ロジカルであることの利点は,再現性,なぞることによる共有のしやすさにある


  • わかりやすさをどう具体化するか〜話を構成するスキル

@話の構造(アウトライン)

A話の構造(アウトライン)をまとめるスキル

●ひとつの洗い出し方は,まずはとりあえず,主題に対する話したいことや,例示をランダムに洗い出してみること。その際,後述のフレームワークが,抜けやもれを見つけるのに有効となる。

 

●中心(コア)となる骨子を絞る。あくまで仮説なので,厳密さよりは,それがあれば,主題を伝えるのに過不足ないかどうかを検証してみることが大事になる。

●とりあえず洗い出して,グルーピングを重ねて,ツリー状に配置してみる

●課題や手段の大きな柱を洗い出す切り口としては,フレームワークを利用すると,グルーピングの目安にもなるし,抜けが見つけやすい。

フレームワーク例としては,PDCA,ヒト・モノ・カネ・情報・ノウハウ,3C(会社・顧客・競合),4C(3C+チャネル),業務のフロー(前工程,後工程),4P(商品,価格,流通,広告),SWOT(自社の強み,弱み,機会,脅威)等々


Bグルーピングのスキル

 グルーピング技法の代表はKJ法だが,ここでは,その例として,「新QC7つ道具」のひとつである,親和図法を取り上げておく。KJ法の他には,こざね法が有名。グルーピングしたデータをグループ別ウエイトづけ(縦)とグループ内ウエイトづけ(横)に順位づけながら整理していくクロス法,7×7法等々がある。

 

●親和図法のすすめ方

 

@テーマを決める。

Aテーマに関連したアイデアを,できるだけ具体的に挙げる。

Bデータをカードに書き込む。

Cラベルをグルーピングする。

D各カード群に,タイトルをつける

E各カード群を,更に括り直して,順次,上位のグループにまとめていく。

F最終的に,自分たちが問題としていることを,2〜3の上位グループに分けていく。

G最終的に,グループ間をウエイトづけ,構造化して図式化する。

※構造化に当たっては,

 @1つのシステムの機能として関係づける

 A連鎖系として,つながりをつける

 B時系列として,フローを見つける

 C空間的な配置関係を見つける

 等々を考慮にいれて,各グループの関係を図式化してみると,相互の位置関係が見え,それを要約できる別の「表現」が見つかる。

Cもれやだぶりの点検スキル

D表現のフレーム例

 話を伝えるときの表現の枠組みとしては,いくつかの考え方がある。

 ・@イントロダクション(話の要約として,ポイントは3つなど)A本旨(骨子・構成要素プラスサブポイント) Bまとめ(主題の整理と確認)

 ・@総論A各論B結論

 ・@結論A理由(どうしてそうしたか)B経過(どうやってそうしたか)


  • コミュニケーションの分岐点〜伝えることと合意すること

◇何を伝えるかを明確にし,それをどう伝えるかというのは,いわば伝え手側の内的なプロセスにすぎない。そのことと,それを聞いた相手との間のやり取りを通して,合意をしていくプロセスとは別である。そこではロジカルであるとは限らず,いかに両者に納得できるものであり,利害にかなうものであるかという,両者の現実的な判断による。この点が,コミュニケーションの分岐点になる。これは,ミーティングでも交渉でもプレゼンテーションでも同じことである。

【コミュニケーションプロセスのポイント】

【コミュニケーションプロセスの切れ目】

 

《参考文献》 野矢茂樹『論理トレーニング』(産業図書),岡田恵子・照屋華子『ロジカル・シンキング』(東洋経済新報社,市川伸一『考えることの科学』(中央公論社),渡辺パコ『論理力を鍛えるトレーニングブック』(かんき出版),グロービス・マネジメント・インスティテュート『クリティカル・シンキング』(ダイヤモンド社),高田貴久『ロジカル・プレゼンテーション』(英治出版),野口吉昭『ロジカル・シンキングのノウハウ・ドゥハウ』(PHP研究所)

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