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問題の分析と解決プランニング4
〜基本ステップとクリティカルポイント〜

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問題状況の分析
問題の洗い出しとブレイクダウンの流れ
解決(実現)手段の洗い出し方
原因分析型の進め方
目的・手段分析型の進め方
対策案(解決策)の立案

目的・手段分析型の進め方
何をするべきかを具体化する

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目的・手段分析型の流れ

選択可能な具体的行動レベルまでブレイクダウンする。解決に有効なものを,どういう手順で実施していくかをプランニングしていく

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目的と手段

目的とは,実現を「目指すこと」であり,すべての目的は,目的−手段の連鎖の中にある。手段とは,目的実現のために(使える)必要なすべての「道具,手立て」をいう。何が,使える(必要な)手段かを限定的に決めつけてはならない。目的実現に有効ならば,すべては手段となりうるが,すべてをつかう時間的,コスト的余裕があることは少ないので,「どれが目的実現に有効か」優先順位のつけ方が必要になる。

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手段分析の進め方

@「目的」を実現するには,「何をすればいいか」「どうすることが必要か」と,その手段を洗い出す

◇この場合,いきなり細部に入るより,おおまかに必要なこと(その目的達成に必要な要素,必要な要因,必要な事柄,必要な役割等々)を洗い出し,それをするために必要な行動,働き,機能,作用を表現する。

たとえば,会議を成功するのに必要な手段を洗い出す前に,おおまかに,「開催目的」「議題」「人」「雰囲気」「進め方」「決定」「実行」といった項目を挙げ,「開催目的を明確にする」とか「全員に事前に会議目的を知らせる」等といった表現に置き換えていく。この作業を通して,目的−手段の大まかな上下関係が図式化する。

A手段は,(原則として)「〜を〜する」と,「名詞」+「他動詞」で表現する

◇「が〜している」や「〜が〜なっている」という自動詞では,主体的に何かをするという意思が見えない。ここでは,分析自体を目的とした作業をしているのではない。動詞は,一語一動作,に分ける。

B手段の流れが手順になっている

C仕事や作業の手順・進め方を意識する

目的・手段の洗い出しは,目的実現に向けたストーリーづくり(起承転結,入口→出口,増やす→維持する→減らす)をどう設定するか,にある。

・PDCA(Plan→Do→Check→Action),PDS(Plan→Do→See)(ただし,PDCAの,PがなくDCAのみ,AがなくPDCのみ,DがなくてPCのみ,等々もある)

・「頭で考える」→「やり方を工夫する」→「チェックの仕方を工夫する」→「再起動する」

・「計画を立てて」→「計画通り実行し」→「計画との違いをチェックし」→「計画に戻す」

・「確認する」→「選択する」→「手に入れる」→「チェックする」

・「案を出す」→「評価する」→「選択する」→「実行する」

・「入口」→「プロセス」→「出口」

・「ヒト」→「モノ」→「カネ」→「トキ」

たとえば,「職場のコミュニケーションをよくする」というとき,「コミュニケーションとは何か」「よくするとは何か」「どういう状態が必要なのか」「「何か仲介者が必要なのか」といった疑問が出たら,それをそのまま,必要な手段に,とりあえず置き換えてみる(検討の後で,消えたり,置き換わったりする)。

D他人ではなく自分がすることを忘れない

◇手段分析はそれ自体が目的ではない。それによって目的実現の手段を洗い出し,実現への具体的行動につなげることが目的である。その意味では,手段分析者=実行者であることを忘れてはならない。

E目的−手段の洗い出しが適正かどうかのチェック

・その手段があれば,目的が達成できるのかを問い直し,直接の目的−手段の関係をチェックする

・その手段の目的は何かを問い直して,直接の目的−手段の関係をチェックする

たとえば,「その手段がない(やめる)と困ることは何か」「それから期待できること(何が起こること)は何か」「それは何のために働いているか」「それによってどういう結果になるか」「その手段のある理由は何か」等々

F目的−手段体系の整合性を整える

細部にこだわるより,全体の流れを体系化することを先行させる。全体図を俯瞰しながら,目的−手段の整合性(目的と手段が親子関係として適切か)を整えていく方が全体の構造がみやすい。たとえば,「減量する」という目的の手段分析をする場合,ある程度体系化したとき,いくつかのヌケがわかっているが,何をいれていいかを考えてそこで立ち止まるわり,全体像を描いて考えると,たとえば「脂肪の吸引」といった手段が入る枝ができていないことに気づいたりする。

【目的手段分析例】

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手段分析から実施手段を具体化する

@行動を選択可能なところまで具体化する

「上位目的」を達成するための手段を展開した,最下位(どこが最下位かは展開しているものによる)の手段は,「具体的に複数の方法を列挙し,そのどれかを選択すればすぐ実行可能なところ」まで,具体化されていなくてはならない。

A具体的な行動を選択する

各手段を実現するために,何から,どうやってやっていくかを,優先順位をつけ,選択,特定していく。 その場合,現実的な実行可能性だけでなく,実現しようとしている「目標」に照らして,必要不可欠な行動を抜かないこと。そうでなくては何のためにこの分析をしたのかの意味がなくなる。多少のむずかしさはあっても,目標実現にどういうアクションが必要かの視点を見失わないこと。

B条件を明確にする

誰(と誰)が,何を,どこで,いつからいつまで,どれだけ,どういう手順で等々を決定していくに当たって,

《前提条件》どういうことを前提に考えなくてはいけないか

《制約条件》どんな制約があるか

《使用条件》どういう状況,条件で,実行しなくてはいけないか

 があれば,明確にしておく。これによって,選択がピンポイントに限定される。

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つづきはここ

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なお,目的・手段分析の『企画』具体化への応用については,ここをご覧下さい。

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