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問題の分析と解決プランニング5
〜基本ステップとクリティカルポイント〜

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問題状況の分析
問題の洗い出しとブレイクダウンの流れ
解決(実現)手段の洗い出し方
原因分析型の進め方
目的・手段分析型の進め方
対策案(解決策)の立案

対策案(解決策)の立案
何からどう実現していくか

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対策の種類

@応急・適応対策(問題の暫定措置・回避措置)

原因対策が時間を要する場合は,緊急度,悪化度によって,原因除去に優先して,回避のための暫定措置,あるいは悪化防止のための応急処置を取っておく必要がある。

A根本対策(問題を引き起こした根本原因を除去)

根本対策としては,当面策と長期策の関係を明確にして,2つに分けて対策を考えておく。

◎「当面策」

初期の問題(ギャップ)を解決するのに有効な対策を立てること(つまり,初めに問題だと考えたことの原因の除去)。しかし,この当面策を考えていく過程で,問題の奥行,原因の広がりから,根本的に解決する必要が出てくる場合には,原因の背景になっているシステムや組織的取り組み等,もう少し広い視野から,長期的に対策(新たな問題設定・解決)検討していくことになる。

◎「長期策」

今後の再発防止のためには,抜本的にどうするかを検討する必要がある(時間的,経費的な優先順位の判断が必要)。この場合,自分の権限の範囲を十分吟味する必要がある。

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対策作成の基準〜作成案の評価基準となる〜

目標の条件である,

 ◆絶対に譲れない条件(絶対条件)

 ◆できれば望ましい条件(希望条件)

を基準にして,成案を評価する。

まず,“絶対に譲れない基準(絶対基準)"を満たす対策の中から,“できれば望ましい基準(希望基準)"をどれだけ充足できるかで,案をウエイづけをし,選択する。

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案の構成要素

◇5W3H

目的(ギャップのクリアのため)

目標(=成果,何を,どれだけ)

実施主体(誰が,誰と)

   期限・期間(いつからいつまで)

   どこからどこへ(対象・領域)

   どういう手段で(使える資源・手段。何と何を使って,どこを利用して,どんな方法で)

どういう手順で(何から,どういう手順・ステップで)

どれだけのコストで(予算,使える原資)

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決定案のマイナス面のチェック予想されるマイナス効果とその影響度

マイナス面

起こる可能性

起きた場合の影響度

評価

1.
2.
3.
4.
5.
6.

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実現プランニングの立て方〜5W3H

最終的に選択した「手段」「行動」具体化の案を,どういうステップと手順で,実施していくかを決定するのが行動プランづくりである。肝心なのは,どうペーパープランにしない工夫と仕掛けを組み立てるかである。

@行動プランの5W3H

行動計画を具体化するには,以下の8項目を具体的に決定しなくてはならない。

計画具体化の8項目

何のために(目的)

何(と何)を(目標=期待される成果)

誰(と誰)が(実行主体,共働者,協力者)

いつ(からいつまで)に(期間,期限)

どこ(とどこ)で(担当部署,実施場所)

どういう手段と方法で(実施の道具,手立て,使用資源)

どういう手順とステップで(実施の段取り,スケジュール)

どれくらいの予算・コストで(必要な経費)

◆計画具体化のための3つのキイポイント

    計画具体化のポイントは,次の3つである。

   ・「どういう手段と方法で(実施の道具,手立て,使用資源)」

   ・「どういう手順とステップで(実施の段取り,スケジュール)」

   ・どれくらいの予算・コストで(必要な経費)

行動の具体性を保証してくれるのは,何を使うかの道具(使用できる資源)の実現可能性である。ここをどれだけ検討するかによって,スケジュールとコストは決まってくる。逆に,スケジュールが限定されれば,選択できる道具(使用できる資源)が制約される。     

A目標達成を妨げるもの

立てた目標をどう達成するかは,それを現実化するための手段(方法)をどれだけ具体的にブレイクダウンできるかどうかにかかっている。もし,目標達成に問題があるとすれば,次の諸点である。

@設定した目標そのものが現状を踏まえない非現実的なものであった

A目標達成へのプランニングにおいて,手持ちの手段・資源の見積もりを高めに見誤った

B目標達成へのプランニングにおいて,手段具体化,手順化の詰めが甘かった

C目標達成のプランニングにおいて,日程見積もりのスケジューリングが甘かった

D目標達成のプロセスにおいて,チェック,軌道修正の指導が不十分であった

E見通しが甘く,予期しなかった障害が発生し,立てたプランの進行がが大幅に狂った等々

◆達成を妨げるものを防ぐ3つのポイント

・それを達成(実現)するために何をしたらいいか,そのための方法にはどんなものがあるか,を具体的,多角的に洗い出す

・手段選択の優先順位を立て,手順化する

・実施上予測される障害をできるだけ洗い出し,あらかじめ予防策を考えておく

B計画を確実に実現するキイポイント

◆計画を確実に実現する,要(かなめ)は2つである。

  ・第1は,優先順位(手順化)

実行計画の“絶対必要条件"(この計画に不可欠な条件)と“希望条件"(できればほしい条件,あればいい条件)を洗い出し,これを基準に手順化する。

  ・第2は,予防対策

計画全体の要となる“クリティカルポイント"(これが崩れると計画全体が意味をなさなくなる重大領域,複雑で困難が伴う箇所,他部門との関わりがある部分,未経験の部分等)を抑え,そこで発生する可能性のある障害をあらかじめ予測し,考えられる原因を推定し,対策を(できれば発生したらどうするかも)立てておく。 

◆実行計画の現実度のチェック(リスク・分析)

遂行上予想される阻害要因のリストアップ(5W2H)

          ↓

予防対策・発生時対策の検討

遂行上予想される問題

予防対策

発生時対策

 

 

C実現へのタイムスケジュールの立て方

◆作業ステップの分解と期間内の配分

目標到達に必要な作業ステップ全体を分解し,予定期間の中で配分し,それぞれ期日の中で,いつまでに何(どういう作業段階)がどれだけ達成されていなくてはならないかが,スケジューリングされる。

・スケジュールを基準に,一定期日までにどのステップまで到達していなくてはならないかを示す

・手順を基準にすれば,ステップ段差の高低によって,各ステップの作業の難易度を示すのが便利

◆作業プロセスのチェック態勢づくり

目標達成のために手段をいかに具体化しても,実際に遂行するのは人間である。メンバーがどうやっているか,現実に計画通り遂行しているかどうか,日常のチェックや刷り合わせが不十分なら,それは絵に描いた餅となる。その鍵は,

   @目標達成のために有効な手段をきちんと選択できているか

   A選択手段の優先順位(手順化)に誤りはないか

          B手段選択と手順化を自分で工夫して実践していく力があるか

   C状況が変化し,それに対応するスキルや知識不足が露呈し,予想外の事態になっていないか

等々であり,それらにきちんと目配りし,何が欠けているか,何が必要かを,適宜見極めて,適切なチェック,修正を,担当者相互で,あるいは管理者(リーダー)ができるかどうかで決まってくる。

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